Effiziente Arbeitsteilung

Meine Kollegin und ich haben uns jetzt darauf geeinigt, dass eine der Aushilfen uns bei der elektronischen Archivierung der Schadensfälle unterstützen wird, während die andere Aushilfe die manuelle Archivierung unterstützt. Schon allein die Überführung des gesamten Bildmaterials in die Präsentationsordner nimmt viel Zeit in Anspruch. Aber da die Arbeit nicht so fehleranfällig ist, ist es für uns sicherer, wenn zumindest eine von uns nah an der Pflege der EDV bleibt und ein wachsames Auge darauf hat, dass alle Daten korrekt eingepflegt werden. Denn noch mehr neue Arbeit in Form weitreichender Korrekturen und Eingaben können wir im Moment wirklich nicht gebrauchen.

Archivierungsmaterial

Das Archivierungsmaterial, was ich kürzlich bestellt habe, ist schon gekommen. Das ging ja blitzschnell. Fast hätte ich den Lieferanten verpasst. Ich bin morgens immer die erste im Büro und schließe auf und als ich kam, war der Lieferant bereits da. Jetzt können wir wenigstens voll durchstarten und ich hoffe, dass die gröbsten Arbeiten dann in ein, zwei Wochen hinter uns liegen. Vor allem weil sich momentan die Termine nur so aneinanderreihen. Wir sind in unserem Stadtbezirk auch das gefragteste Sachverständigenbüro, aber manchmal bin ich wirklich erstaunt, die Leute kommen aus allen Ecken dieser Stadt und vor allem haben wir auch Kunden über die Grenzen der Stadt hinaus. Ein Defekt an der Hebebühne hat leider auch noch für Chaos gesorgt, weil die ganzen letzten Termine sich verschoben, das war vielleicht eine Arbeit, das alles neu zu koordinieren. Und dann sind da ja auch noch die beiden Aushilfen, die die elektronische Archivierung unterstützen.

Überblick schaffen

Für die Archivierung der verschiedenen Fotos, die den Fallakten immer beiliegen, suche ich jetzt entsprechenden Präsentationsordner. In die Präsentationsordner kommen dann die normalen Unterlagen der verschiedenen Schadensregulierungen und die Fotos kommen dann in entsprechenden Einsteckfächern dazu. Wir hatten bislang keine Präsentationsordner, sondern nur ganz normale Akten und das war dann bei der Betrachtung der Fälle immer eine ganz schöne Kramerei, weil die Fotos kompakt in der Akte abgeheftet waren. In einem Präsentationsordner hat man die Bilder dann entsprechend auf einen Blick und kann den Fall viel schneller wieder rückverfolgen und nachvollziehen. Also es spielt natürlich jetzt nicht die größte Rolle, weil wir ja die Daten alle elektronisch aufbereiten, aber auch die Technik kann uns im Stich lassen, oft genug erlebt, und so ist man mit der handfesten Version der Fälle immer noch gut beraten. Die Präsentationsordner wandern dann in unser neues Archiv und die Präsentationsordner mit den ganz alten Fällen in den neuen Archivierungsbereich im Keller. Griffbereit werden wir nur noch die Sachen bis 2010 lagern, der Rest wird dann unten gelagert. Also gibt es viel zu sortieren, zu schleppen und zu strukturieren. Ich hoffe, wir verlieren da nicht die Übersicht, vor allem mit den beiden Aushilfen am Werk.

Neustrukturierung des Archivs

Das gesamte Archiv unseres Sachverständigenbüros wird umstrukturiert. Da kommen Wochen voller Arbeit auf uns zu, Berge von Akten und Tonnen von Papier. Weil viele alte Akten digitalisiert werden sollen, um Platz zu schaffen, hat mein Chef extra zwei Aushilfen eingestellt, die nur damit betraut sind, Daten der letzten zehn Jahre einzupflegen, zu scannen und EDV-Arbeiten zu verrichten. Damit aber für die Umstrukturierung alles steht, haben wir zuerst räumlich einige Änderungen vorgenommen. Unser Sekretariat ist vergrößert worden, während unser Chef sein Büro getauscht hat, damit wir neue Geräte wie Kopierer und ähnliches effizienter platzieren können. Ich bestelle gerade einen Haufen an neuen Büroartikeln, denn auch wenn wir die alten Akten und digitalisieren, können wir sie trotzdem noch nicht vernichten, da die Inhalte bis zu zehn Jahre in papierner Form erhalten sein müssen, es sei denn sie werden durch Unverschulden in Mitleidenschaft gezogen oder zerstört. Also erst einmal eine Menge Material bestellen.